Ön Muhasebe Programı Nedir? Nasıl Tutulur? | Sentos

Ön Muhasebe Programı Nedir? Nasıl Tutulur?

Ticari bir işletme için en çok duyulan ve kullanılan teknik terimlerden birisi ön muhasebe ve genel muhasebedir. Birbiri ile karıştırılmasına rağmen ön muhasebe ile genel muhasebe işlemleri birbirinden oldukça farklıdır. Genel muhasebe işlemleri, hukuki zorunluluktan kaynaklanan ve dışa dönük işlemleri içeren bir uygulamadır. Söz konusu ön muhasebe işlemleri şöyle sıralanabilir:

  • Kasa Takibi
  • Banka Hesap Takibi
  • Cari Hesap Takibi
  • Fatura İşlemleri
  • Menkul Kıymet Takibi
  • Maaş Bordrosu İşlemleri
  • Stok İzleme

Ön muhasebe; firmanın kendi iç işleyişini ve günlük aktivitelerini düzene sokmak için yapılan bir dizi kayıttan oluşmaktadır. İşletmelerin maddi değeri olan tüm unsurlarının denetim altında tutulmasını amaçlamaktadır. Ön muhasebe devlet tarafından zorunlu kılınan işlemleri kapsamaz. Tamamen firmanın kendi verimliliği için geçerlidir.

Ön Muhasebe Nasıl Tutulur?

Ön muhasebe işlemleri şirketin yetkilendirdiği kişi tarafından tutulur. Bazı firmalar, sadece ön muhasebe işlemlerini takip etmek için personel görevlendirirken, bazı firmalar genel bir görev olarak yürütmektedir. Ticari hareketliliği fazla olan firmaların ön muhasebe işlemlerine profesyonel bakış açısı ile yaklaşması gereklidir.

Ön muhasebe işlemleri şirketin faaliyetleri arttıkça daha karmaşık hale gelir. Denetimin olduğu bir işletmeye sahip olmak için ön muhasebe ideal bir şekilde tutulması gerekir. Muhasebe elemanının ön muhasebe işlemlerini tutmak için izleyeceği birkaç yöntem vardır. Bu yöntemler kısaca şu şekildedir:

  • Defter Tutma: Eski usul bir yöntemdir. Ön muhasebe işlemlerine ilişkin tüm kayıtlar firmaya ait defterlere işlenir. Mal alım defteri, satış defteri, alacak defteri, senet defteri gibi çeşitli isimler verilen defterler ön muhasebe elemanı tarafından elle doldurulur. Her işlemden sonraki kayıtlar, vakit kaybetmeksizin deftere işlenir. Ancak defterin fiziki olarak zarar görmesi ya da kaybolması gibi durumlar tüm kayıtların kaybolmasına sebep olur. Bu yüzden ön muhasebenin de dijitalleşmesi gerekir.
  • Excell Kullanma: Microsoft’un hayat kurtaran programlarından biri olan Excell içerisinde firmaya uygun tablolar oluşturularak kayıtlar tutulur. Excell kullanma konusunda ileri seviyede bir bilgiye sahip olan ön muhasebe elemanı başarı yakalayabilir. Silinme, çökme, kaydetmeme, bilgisayara format atılması, bilgisayarın çalınması gibi riskler, ön muhasebe kayıtlarını ulaşılamaz hale getirir.
  • Ön Muhasebe Programı Edinme: Bilgisayara yüklenerek kullanılan ya da online olarak erişilebilen muhasebe programları, en verimli olanlarıdır. Bilgisayarla yüklenerek kullanılan ön muhasebe programlarında kayıtlar, program veri tabanında saklanır. Online olarak giriş yapılanlarda ise veriler bulut sistemine aktarılır ve oldukça güvenli şekilde saklanır.

Ön Muhasebe Programı Nedir?

Ön muhasebe programı; şirketin kendi iç işleyişini düzene sokmak ve her gelişmeden haberdar olmak amacıyla yaptığı ön muhasebe işlemlerinin yapılmasını sağlayan yazılıma verilen isimdir. Ön muhasebe programları sayesinde, önemli görülen işlemler kısa sürede tamamlanır.

Ön muhasebe programı kullanmak için özel bir eğitime gerek yoktur. Ön muhasebe eğitimi almamış kişiler de kolaylıkla bu programları kullanabilmektedir. Ön muhasebe elemanı olarak atanan kişi, programdaki kolay direktifleri izleyerek her türlü kaydı oluşturabilmektedir. Yeni nesil ön muhasebe programlarının genel nitelikli özellikleri şöyledir:

  • İhtiyaçlar analiz edilerek tasarlandıklarından eksik husus bulunmaz.
  • Arayüz dizaynları basit olduğundan çoğu kişi tarafından kullanılabilirler.
  • Genel muhasebe işlemlerinin düzenli tutulmasını sağlarlar.
  • Şirketin faaliyetlerinin kontrol altında tutulmasında etkindirler.
  • Veri güvenliği içerirler.

Ön Muhasebe İşlemleri Programa Nasıl İşlenir?

Ön muhasebe programı kullanan bir ticari işletme emin ellerde demektir. Aranan kayıtların istenilen zamanda çıkarılabilmesi ve raporlanabilmesi sayesinde büyük bir denetim unsuru olarak kullanılabilmektedir. Ön muhasebe programında veriler şu şekilde işlenir:

  • Kasa Takibi

Bir işletmenin günlük aktiviteleri esnasında nakit paranın bulunduğu kasaya giriş çıkışlar kayıt altına alınır. Satılan bir mal karşılığında alınan para ve taksit ödemesi ile gelen para,  gelir olarak kaydedilir. Yine bir toptancıya ödenen para, öğle yemeği için ödenen para da gider olarak kaydedilecektir. Ön muhasebe programı, kasa programları ile entegre bir şekilde çalışır ve aksama yaşanmaz.

  • Banka Hesap Takibi

Her işletmenin ticari olarak kullandığı bir banka mevduat hesabı olmaktadır. Nakit paranın yetmediği ya da başka alana ayrıldığı durumlarda banka hesabındaki paralarla işlem yapılır. Banka hesabından bir borcun ödenmesi ya da bir alacağın bankaya havale yapılarak ödenmesi gibi durumlar ön muhasebe programı verilerine işlenir. Böylelikle banka hesaplarının son durumu bilinmiş olur.

  • Cari Hesap Takibi

Firmaların sürekli şekilde iş ortaklığı yaptığı farklı işletmeler bulunur. Bu işletmelerin karşılıklı olarak birbirlerinde açık hesapları bulunur. Bir mobilya mağazası, mobilya üreticisinden sürekli mal alıyorsa aralarında cari hesap oluşur. Mağaza toptancıdan mobilya talep ettikçe cari hesap artar, ödeme yaptıkça cari hesap düşer. Ön muhasebe programı ile bu kayıtlar takip edilebilir.

  • Fatura İşlemleri

Günlük olarak yapılan işlemlere dair tüm fatura kayıtları ön muhasebe programına işlenir. Burada tarihsel olarak tüm faturalara ulaşmak mümkün hale gelir.

  • Menkul Kıymet Takibi

İşletmeler her zaman nakit çalışmazlar. Kredi kartı gibi sanal ödeme araçları yanında; çek veya senet gibi değerli belgeler ile de ödeme yapılır, ödeme alınır. Bunların tarihini bilmek oldukça önemlidir. Senetlerin ve çeklerin tarihlerini unutmamak ve düzenli olarak takip etmek, ön muhasebe programı ile oldukça kolaydır.

  • Maaş Bordrosu İşlemleri

Çalışanların mali haklarının tutarları ve tarihleri ön muhasebe kayıtlarına geçirilir ve aylık olarak buradan takip edilebilir. Özellikle çok çalışanlı firmalarda işlemleri kısaltan bir fonksiyonu vardır.

  • Stok İzleme

Firmaların en çok sorun yaşadığı noktalardan birisi de güncel stok kayıtlarıdır. Ürünün sayısında çıkan anlaşmazlıklara ön muhasebe programı ile son verilir. Hem ürünlerin takibi yapılır hem de azalan ürünler fark edilir.

Yorum Yap

E-posta adresiniz gizli kalacak. Gerekli alanlar işaretlendi *

Bunları kullanabilirsin HTML etiketler ve nitelikler: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>