Shopify'da E-Fatura Nasıl Kesilir?

Shopify küresel bir altyapıdır ve Türkiye'nin e-belge sistemini tanımaz. Panelden oluşturulan belge bir satış özetidir; Gelir İdaresi Başkanlığı nezdinde geçerli bir vergi belgesi değildir. Shopify e-fatura entegrasyonu rehberini sizler için hazırladık.

Yasal geçerliliği olan e-fatura ya da e-arşiv kesmek için GİB onaylı bir entegratörle çalışan bir yazılıma ihtiyaç duyulur. Bu yazı, Shopify siparişinin bu yoldan nasıl faturalandırıldığını, hangi kararların size bırakıldığını ve akışın sınırlarını anlatıyor.

Shopify Neden Kendi Başına E-Fatura Kesemez?

Türkiye'deki e-belge sistemi GİB tarafından belirlenen veri formatlarına, onay süreçlerine ve iletim kanallarına bağlıdır. Bir belgenin geçerli sayılması için GİB onaylı bir entegratör üzerinden resmî sisteme iletilmesi gerekir.

Shopify bu zincirin parçası değildir. Bu yüzden Shopify üzerinden satış yapan bir işletmenin, siparişi alıp GİB onaylı bir entegratöre ileten bir yazılım kullanması gerekir. Sentos'un Shopify entegrasyonu siparişi panele çeker, faturalandırma bu aşamadan sonra başlar.

E-Fatura mı, E-Arşiv mi? Hangisi Ne Zaman Kesilir?

Ayrım alıcının vergi mükellefi olup olmamasına bağlıdır ve seçim size bırakılmaz.

Fatura kesilirken alıcının vergi kaydı sorgulanır. Alıcı e-fatura mükellefi bir şirketse e-fatura, mükellef olmayan nihai tüketiciyse e-arşiv kesilir. Bu seçim otomatik yapılır.

İnternet Satışı Faturasında Hangi Alanlar Zorunlu?

Burası çoğu satıcının bilmediği kısım. Pazaryeri ve e-ticaret sitesi satışları sıradan bir e-arşiv değil, e-arşiv internet satışı tipindedir.

Bu belge tipinde dört alan yasal olarak zorunludur:

Elle fatura kesen bir satıcının her belgede bu dördünü ayrıca girmesi gerekir; akış kurulduğunda bu yük ortadan kalkar.

Set ve Paket Ürünler Faturada Nasıl Görünür?

Set ürün satan bir mağazada faturanın nasıl görüneceği ayrı bir karardır ve ayardan seçilir.

İki seçenek vardır. Set tek satır olarak faturaya yazılabilir; bu durumda müşteri tek bir kalem görür. Ya da setin içindeki ürünler ayrı ayrı listelenebilir; bu gösterimde her ürün kendi KDV oranıyla yer alır.

Farklı KDV oranına sahip ürünleri bir sette birleştiriyorsanız ayrı gösterim, vergi tutarlarının doğru dağılması açısından anlamlıdır. Tek satır gösterim ise faturayı sadeleştirir.

Fatura Otomatik mi Kesilir?

Kesim kurala bağlanabilir. Kurulum sırasında faturanın hangi sipariş durumunda kesileceği seçilir: sipariş onaylandığında ya da kargolandığında.

Hangisini seçeceğiniz operasyonunuza bağlıdır. Kargolama anında kesen bir akış, iptal olasılığı yüksek siparişlerde gereksiz belge üretmez; onayda kesen bir akış ise faturayı müşteriye daha erken ulaştırır.

Kesilen faturanın PDF'i müşteriye e-posta ile iletilebilir.

Seri Öneki ve Fatura Numarası Nasıl Yönetilir?

Üç ayrı üç karakterli seri öneki tanımlanır: E-Arşiv, E-Arşiv İnternet ve E-Fatura. Bu öneklerin entegratör panelinizdeki tanımlarla birebir aynı olması gerekir.

Numarayı kimin atayacağı ise bir ayardır. Fatura numarası gönderimi kapalıysa numarayı entegratörünüz atar ve seri çakışması yaşanmaz. Açıksa Sentos'taki seri önekleri kullanılır; bu durumda öneklerin hizalı olması sizin sorumluluğunuzdadır.

Yeni kuran bir satıcı için kapalı seçenek daha az risklidir.

Toplu Faturalandırma Nasıl Yapılır?

Seçilen siparişlerin faturası tek işlemde oluşturulabilir. Oluşan e-arşiv ve e-faturalar tek seferde PDF olarak indirilebilir. Belgelerin oluşturulması ve izlenmesi fatura yönetimi tarafında toplanır.

Sipariş listesinde fatura durumu bir filtre ölçütüdür; hangi siparişin faturalandığını buradan süzebilirsiniz. Fatura oluşturulmadan önce sipariş detayından ürün adı ve KDV oranı değiştirilebilir, toplu işlemlerde de KDV oranı güncellenebilir.

Kesilen fatura, siparişin geldiği kanala da yüklenir; ayrı bir panele girip elle yükleme yapmazsınız. Faturanın entegratöre iletilmesi ve alıcıya ulaşması sipariş kaydında izlenir, hata alan belgeler sebebiyle listelenir.

Bu Akışta Ne Yapılamaz?

Beş sınırı baştan bilmek, sonradan sürpriz yaşamamayı sağlar.

1. Faturanın Tasarımı Buradan Değiştirilemez

Sentos faturanın yalnızca verisini gönderir. Logo, renk ve yerleşim gibi görsel tasarım e-fatura entegratörünüzün şablonunda tanımlıdır ve onların panelinden yönetilir.

2. E-Fatura Panelden İptal Edilemez

Panel üzerinden yalnızca e-arşiv faturaları iptal edilebilir. E-faturalar anlık olarak resmî sisteme iletildiği için bu yöntemle iptal edilemez; ticari bir e-faturanın iptali için alıcının reddetmesi gerekir.

3. Sıfır KDV'de Otomatiklik Tam Değil

Fatura istisna tipine kendiliğinden döner, ancak doğru vergi muafiyet kodunun ayarlarda seçili olması gerekir. Kodu yalnız mikro ihracat faturalarında sistem atar.

4. Numara Gönderimi Açıkken Önekleri Siz Hizalarsınız

Kapalıyken numarayı entegratör atar ve çakışma olmaz. Açıkken öneklerin entegratör panelindekiyle birebir aynı olması sizin sorumluluğunuzdadır.

5. Muhasebe Entegrasyonu Üzerinden Fatura Kesilmez

Muhasebe ve ERP bağlantıları ile e-fatura entegratörü bağlantıları farklı şeylerdir. Örneğin Logo İşbaşı bağlantısında yalnız sipariş aktarımı yapılır; faturanın resmileştirilmesi Logo İşbaşı tarafında takip edilir. Faturanın kesilmesi için e-fatura entegratörü bağlantısı gerekir. E-fatura entegrasyonu sayfasında desteklenen entegratörleri görebilirsiniz.

Kendi mağazanızda görmek isterseniz ücretsiz deneyin.