E-Fatura Entegratörünüz Pazaryeri Siparişlerinizle Çalışır mı?

Çalışır, e-fatura entegratörünüz desteklenen 10 entegratörden biriyse. Bu durumda firmanızı değiştirmeniz gerekmez: bağlantı o firmadaki kullanıcı bilgilerinizle kurulur ve pazaryeri siparişlerinizin faturası aynı entegratör üzerinden kesilir.

Trendyol'da ve Hepsiburada'da satışlarınız artıyor, faturaları ise hâlâ bir firmanın portalına girip tek tek kesiyorsunuz. Siparişlerin faturasını otomatik kesecek bir program bakarken ilk soru şu oluyor: şimdiki fatura firmamı bırakmam gerekir mi?

Bu yazı hangi entegratörün daha iyi olduğunu anlatmıyor; konu, sizinkinin pazaryeri siparişlerine bağlanıp bağlanmayacağı.

Entegratör kimdir, siz hangisiyle çalışıyorsunuz?

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-Fatura yararlanma yöntemleri sayfasına göre e-fatura üç yolla kullanılır: GİB'in e-Fatura Portalı, işletmenin kendi bilgi işlem sistemini GİB'e bağlaması ve GİB'den izin almış bir kurumun sistemi. Bu üçüncü yoldaki kurumlara özel entegratör denir; e-faturanızı onların sistemi üzerinden gönderir ve alırsınız.

Hangisiyle çalıştığınızın cevabı basit: faturanızı hangi firmanın portalından kesiyorsanız entegratörünüz odur. Ama portalı her gün kullanıp firmanın adını hiç düşünmemiş olabilirsiniz. Hesabı yıllar önce mali müşaviriniz açmış, siz de yer imindeki bağlantıdan girip faturayı kesiyor olabilirsiniz.

Örneğin faturalarını her akşam aynı web ekranından kesen bir satıcı, entegratörünün adını ilk kez kurulumda sorulduğu için arar. Bakacağı ilk yer portalın giriş ekranı ve tarayıcının adres çubuğudur: hizmeti veren firmanın adı ya da markası giriş sayfasında ve alan adında görünebilir. İkinci yer kestiği herhangi bir faturadır: belgeyi düzenleyen hizmet sağlayıcının adı ya da logosu faturanın alt kısmında yer alabilir.

Bu iki yerde bir ad bulamazsanız portalın iletişim ya da destek sayfasına bakın; orada da yoksa mali müşavirinize sorun. Adres çubuğunda efatura.gov.tr görüyorsanız faturanızı GİB'in e-Fatura Portalı'ndan kesiyorsunuz demektir; bu durumda bir özel entegratörle çalışmıyorsunuz.

Pazaryerlerinin kendi fatura çözümleri de bu tanıma girer: Hepsiburada Faturam ve N11 Faturam, desteklenen entegratörler arasındadır.

Entegratörünüz listedeyse ne gerekir?

Desteklenen 10 e-fatura entegratörü şunlardır:

• EDM Bilişim
• DTP Digital Planet
• İnnova Payflex
• Uyumsoft
• e-Logo
• Foriba (Sovos)
• Turkcell
• Bien
• Hepsiburada Faturam
• N11 Faturam

Entegratörünüz bu listedeyse bağlantı dört adımda kurulur:

1. Entegratörünüzdeki kullanıcı adı, parola ve varsa ön ek bilgilerini hazırlayın.
2. Sentos'ta e-fatura tanımı ekranından entegratörünüzü seçip bu bilgileri girin.
3. Fatura şablonunu, seri numarasını ve e-fatura/e-arşiv ayrımını belirleyin.
4. Bir siparişte fatura kesip sonucu kontrol edin; doğruysa otomatik kesimi açın.

Entegratörünüzü bırakmazsınız; faturalar yine onun üzerinden kesilir.

Entegratörünüz listede değilse

Otomatik kesim bu 10 entegratörle kurulur. Faturanızı listede olmayan bir firmadan ya da GİB'in e-Fatura Portalı'ndan kesiyorsanız, pazaryeri siparişlerinin faturası otomatik kesilmez. Bunun için desteklenen entegratörlerden biriyle çalışmanız gerekir.

Bu durumda önünüzde iki yol var. Birincisi faturaları bugünkü gibi kendi portalınızdan elle kesmeyi sürdürmek: siparişin bilgilerini portala bir kez daha yazarsınız ve sipariş sayısı arttıkça bu iş de büyür. İkincisi desteklenen entegratörlerden birinde hesap açıp otomatik kesimi o hesap üzerinden kurmak.

Örneğin listede olmayan bir firmayla çalışan ve günde birkaç siparişi olan bir satıcı, elle kesimi bir süre daha idare edebilir. Kampanya dönemlerinde sipariş sayısı katlandığında ise aynı bilgiyi iki ekrana yazmak her siparişte tekrarlanan ayrı bir iş olarak büyür.

İkinci yolu seçecekseniz kararı vermeden önce mevcut firmanızla sözleşmenizi ve geçişin nasıl yapılacağını mali müşavirinizle konuşun. Yeni hesabınız açıldığında kurulum yukarıdaki dört adımla ilerler.

Hiç entegratörünüz yoksa

Henüz e-fatura ya da e-arşiv kullanmıyorsanız, otomatik kesimden önce e-belge uygulamalarına bir özel entegratör aracılığıyla dahil olmanız gerekir. Hangi belgeye geçeceğinizi (e-fatura, e-arşiv) mali müşavirinizle belirleyin. GİB'in e-Fatura başvuru sayfası yolu şöyle tarif ediyor:

1. Elektronik imza aracınızı edinin. Başvuru elektronik ortamda yapılır: tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler nitelikli elektronik sertifika ya da mali mühür kullanır. Bu aracın başvurudan önce hazır olması gerekir.
2. Yararlanma yöntemini belirleyin. Başvuruda üç yöntemden biri belirtilir. Otomatik kesim bir özel entegratör üzerinden kurulduğu için seçilecek yol, özel entegratör aracılığıyla yararlanmaktır.
3. İzinli bir özel entegratöre başvurun. GİB'e göre mali mührünü ürettiren mükellef, GİB'den izin almış kurumlara başvurarak uygulamaya dahil olur. Bu kurumlar GİB'in Özel Entegratörler Listesi sayfasında yayımlanır. Başvuruda istenen belgeler GİB'in sayfasında tüzel ve gerçek kişiler için ayrı ayrı sayılır.
4. E-arşiv için ayrıca GİB'e başvurmayın. GİB'in e-Arşiv başvuru sayfasına göre e-arşivi özel entegratör aracılığıyla kullanacak mükelleflerin ayrıca GİB'e başvurmasına gerek yoktur; başvuru, e-arşiv izni olan özel entegratöre yapılır.

Örneğin şahıs şirketiyle satan biri için birinci adımdaki araç nitelikli elektronik sertifika ya da mali mühürdür; limited ya da anonim şirket için mali mühürdür.

Otomatik kesim için seçeceğiniz e-fatura entegratörünün yukarıdaki listede olması gerekir. Hesabınız açıldığında kurulumun ilk adımındaki kullanıcı adı, parola ve ön ek bilgileri o hesaptan gelir.

Bağlandıktan sonra faturada ne değişir?

Siparişleri toplayıp faturasını entegratöre ileten bu bağlantıya e-fatura entegrasyonu denir.

Bağlantı kurulduktan sonra bir pazaryeri siparişi faturasına şu sırayla ulaşır:

1. Sipariş pazaryerinden Sentos'a düşer.
2. Alıcının vergi kaydı sorgulanır: mükellefse e-fatura, değilse e-arşiv hazırlanır.
3. Fatura belgesi Sentos'ta oluşturulur. Faturada siparişin numarası, ödeme aracısı ve kargo firması yer alır; kargo barkodu da faturaya eklenir.
4. Belge entegratörünüze iletilir ve fatura onun üzerinden kesilir. Otomatik kesim kullanıyorsanız bu işlem arka planda yürür.
5. Fatura, pazaryerinin müşteri için verdiği kriptolu e-posta adresine gönderilir.
6. Sipariş kargoya verildiğinde fatura bağlantısı pazaryerine iletilir; kesilen fatura siparişin geldiği pazaryerine yüklenmiş olur ve müşteri faturasını oradaki siparişinden görür.

Örneğin aynı gün biri bireysel bir müşteriden, biri e-fatura mükellefi bir şirketten iki Trendyol siparişi gelsin. Bireysel müşterinin siparişi e-arşiv, şirketinki e-fatura olarak kesilir. İki belge de aynı entegratör hesabından çıkar ama her biri kendi türüne girdiğiniz seri önekini taşır.

Bu yüzden kurulumda ayrıca dikkat isteyen ayar, seri önekleri ve fatura numarasıdır:

• E-arşiv, e-arşiv internet ve e-fatura için ayrı seri önekleri girilir.
• Numara gönderimi kapalıysa numarayı entegratörünüz atar.
• Numara gönderimi açıksa Sentos'taki önekler kullanılır; bu önekler entegratör panelinizdekilerle birebir aynı olmalıdır.

Faturanın logosu, rengi ve yerleşimi ise entegratörünüzün şablonunda kalır.

Bir örnek

Uyumsoft ile çalışan, Trendyol ve Hepsiburada'da satan bir satıcı düşünün. İlk adımda Uyumsoft'taki kullanıcı adını, parolasını ve ön eklerini hazırlıyor; ikinci adımda Sentos'ta Uyumsoft'u seçip bu bilgileri giriyor.

Üçüncü adımda fatura numarasını Sentos'tan göndermeyi seçiyor ve e-arşiv önekini Uyumsoft panelindekinden farklı yazıyor. Dördüncü adımda tek bir Trendyol siparişine fatura kesip sonucu kontrol ediyor ve önekin Uyumsoft panelindekiyle aynı olmadığını görüyor. Öneki düzeltiyor, testi tekrarlıyor, sonuç doğru çıkınca otomatik kesimi açıyor.

Test adımını atlasaydı, önekler entegratör panelindekiyle aynı değilken otomatik kesim açılmış olacaktı.

Sırayla ne kontrol edilir?

Bu yöntemle ne yapılamaz?

1. Listede olmayan bir entegratöre bağlantı kurulmaz.
2. Faturanın logosu, rengi ve yerleşimi Sentos'tan değiştirilmez; bunlar entegratörünüzün şablonundadır.
3. E-fatura panelden iptal edilmez; ticari bir e-faturanın iptali için alıcının faturayı reddetmesi gerekir.
4. Numara gönderimi açıksa Sentos'taki önekler entegratör panelinizdekilerle birebir aynı olmalıdır.