Hepsiburada e-Faturam Nedir, e-Fatura Nasıl Kesilir?

Dijitalleşen ticaret dünyasında, Hepsiburada gibi dev pazaryerlerinde satış yapan işletmeler için e-Fatura süreçleri sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda operasyonel verimliliğin anahtarıdır. Satış hacminiz arttıkça manuel fatura kesmek, hata riskini ve zaman kaybını beraberinde getirir. Bu rehberimizde, hem e-Faturam ile elle fatura kesme adımlarını hem de Sentos ile faturayı sipariş kaydından nasıl keseceğinizi anlattık.

Hepsiburada e-Faturam nedir?

Hepsiburada e-Faturam, Hepsiburada'nın satıcılarına sunduğu e-fatura ve e-arşiv çözümüdür. 2022'de Uyumsoft iş birliğiyle duyuruldu; başvuru Hepsiburada İş Ortağım üzerinden yapılır. e-Faturam'ı tek başına kullanabilir ya da bir entegrasyon yazılımına bağlayıp faturayı sipariş ekranından kesebilirsiniz.

e-Faturam'a nasıl başvurulur?

• Hepsiburada İş Ortağım'da e-Faturam bölümünü açın.
• Fatura hacminize uygun paketi seçin; paketler kesilecek fatura adedine göre ayrılır.
• Aktivasyon için e-imza ya da mali mühür hazır olsun.
• Paket içerikleri ve fiyatlar değişebildiği için güncel bilgiyi İş Ortağım'dan kontrol edin.

e-Faturam'ı Sentos'a bağlamak

Birden fazla pazaryerinde satıyorsanız her kanalın faturasını ayrı ekranda kesmek yerine tek panelden kesmek işi sadeleştirir. Sentos'ta Hepsiburada Faturam entegrasyonu tüm paketlerde var: e-Faturam kullanıcı bilgilerinizi Sentos'a tanımlarsınız, faturayı sipariş kaydından kesersiniz ve fatura Hepsiburada'ya iletilir. Faturanın sipariş gelince kendiliğinden oluşması Plus ve üstü paketlerde.

Hepsiburada’da e-Fatura Sistemi Nasıl Çalışır?

Hepsiburada, satıcıların vergi mevzuatına uygun hareket edebilmesi için sipariş bilgilerini fatura verilerine dönüştüren bir altyapı sunar. Bir ürün satışı gerçekleştiğinde, müşteri bilgileri (Ad, Soyad, TCKN/VKN, Adres) sistem tarafından kaydedilir.

Bu süreçte iki temel senaryo işler:

e-Fatura Mükellefleri: Alıcı da e-fatura mükellefi ise fatura doğrudan GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) sistemi üzerinden alıcının posta kutusuna düşer.

e-Arşiv Fatura: Alıcı bireysel bir müşteri ise veya e-fatura mükellefi değilse, e-Arşiv fatura düzenlenerek PDF formatında iletilir.

e-Faturam ile Elle Fatura Kesme

Henüz bir entegrasyon kullanmıyorsanız faturayı e-Faturam üzerinden elle kesebilirsiniz. Ancak bu işlem, sipariş sayısı arttıkça sürdürülebilir olmaktan çıkabilir.

Elle fatura kesme adımları genel olarak şöyledir:

1. Siparişi seçin: Faturalandıracağınız siparişi açın.

2. Alıcı bilgisini kontrol edin: VKN/TCKN, ad ve adres bilgisinin doğru olduğundan emin olun; ürün, miktar ve KDV oranına da bakın.

3. Fatura tipini seçin: Alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir.

4. Onaylayın: Fatura onaylandığında numara, seri ve tarih atanarak resmileşir.

5. Gönderim: Resmileşen fatura alıcıya iletilir.

Manuel İşlemlerde Dikkat Edilmesi Gereken Riskler

Manuel fatura kesimi, özellikle kampanya dönemlerinde ciddi riskler barındırır. Hatalı TCKN girişi, yanlış KDV oranı seçimi veya faturanın yasal süre (7 gün) içinde kesilmemesi cezai yaptırımlara yol açabilir. Ayrıca her sipariş için tek tek veri girmek, işletmeniz için büyük bir zaman maliyetidir.

Sentos ile Hepsiburada e-Fatura Süreçlerini Otomatize Edin

Manuel işlemlerin getirdiği yükten kurtulmak ve hatasız bir operasyon yürütmek için Sentos Hepsiburada Faturam Entegrasyonu devreye girer. Sentos, sipariş, fatura ve kargo adımlarını otomatik bir akışa bağlayarak aynı kayıtta birleştirir.

Sentos entegrasyonunun işletmenize sağladığı temel avantajlar şunlardır:

Sipariş bilgisi faturaya taşınır: Hepsiburada’dan düşen siparişlerde "Sipariş No, Ödeme Aracısı, Kargo Firması" gibi alanlar otomatik taşınır. Müşteri tipi ve tutar eşiğine göre e-Fatura veya e-Arşiv ayrımı sistem tarafından otomatik yapılır.

Toplu İşlem Yeteneği: Tarih, kanal veya durum filtreleriyle seçtiğiniz siparişlerin faturasını tek işlemde toplu kesebilirsiniz.

Otomatik Gönderim: Oluşturulan faturaların PDF/XML formatları müşteriye ve kriptolu adreslere otomatik olarak iletilir.

Gelişmiş Raporlama: Sipariş bazında komisyon, kargo ve ödeme maliyetleri raporlanarak ürün/kategori bazında net kârlılığınızı görebilirsiniz.

Hepsiburada’da e-Fatura Ne Zaman Kesilmeli?

Vergi Usul Kanunu’na göre fatura, malın teslim edildiği tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Ancak müşteri memnuniyeti ve operasyonel düzen açısından, faturanın kargo fişi oluşturulmadan önce veya eş zamanlı olarak kesilmesi önerilir.

Hepsiburada sistemi, "Faturalandırılmamış Siparişler" listesinde sizi uyarır. Sentos'ta otomatik fatura (Plus ve üstü) açıksa fatura sipariş gelince oluşur; fatura süresini takip etmek kolaylaşır.

E-Fatura İçin Hangi Belgeler Gereklidir?

Hepsiburada üzerinden veya entegrasyonla e-fatura kesebilmek için şu hazırlıkların tamamlanmış olması gerekir:

Mali Mühür / e-İmza: Başvuru süreci için gereklidir.

GİB Başvurusu: Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura portalına kayıt olunmalıdır.

Entegratör Anlaşması: Bir özel entegratörle (örneğin e-Faturam'ın altyapısını sağlayan firma) anlaşma yapılır ya da GİB portalı kullanılır.

Ticari Bilgiler: VKN, Mersis No ve Ticari Sicil bilgilerinin güncel olması şarttır.

Sentos entegrasyonunda, VKN/TCKN, GİB aktivasyonları ve Hepsiburada mağaza API erişim bilgilerini girmeniz yeterlidir. Test faturasıyla doğruladıktan sonra otomatik kesimi açabilirsiniz (Plus ve üstü).

Hepsiburada e-fatura süreçlerinizi hatasız yönetmek ve Sentos farkını deneyimlemek için geç kalmayın. Sentos'un gelişmiş panelini 7 gün boyunca ücretsiz deneyimleyebilir, operasyonel yükünüzü hafifletebilirsiniz.