Pazaryeri Siparişlerini Muhasebe Programına Tek Tek mi Giriyorsunuz?

Pazaryeri siparişlerini muhasebe programına tek tek girmek zorunda değilsiniz. Programınız Logo, Netsis, Nebim ya da DİA ise sipariş, stok ve cari bilgisi programla iki yönlü eşitlenir. Logo ve DİA kullanıyorsanız satış panelinde kesilen fatura da programa iletilir.

Tanıdık bir akşam: gün boyu Trendyol'dan ve Hepsiburada'dan gelen siparişleri tek tek Logo'ya giriyorsunuz. Biri iptal olmuş, programda hâlâ duruyor. Ay sonunda mali müşaviriniz soruyor: "Pazaryerindeki satışla programdaki satış neden tutmuyor?"

Hangi muhasebe programını seçeceğiniz bu yazının konusu değil. Konu, pazaryeri siparişlerinin programa nasıl geçtiği.

Elle girmek ne demek, nerede aksar?

Elle girişte her sipariş iki kez yazılır: önce pazaryerinde oluşur, sonra siz onu programa işlersiniz. Sipariş sayısı az olduğu sürece bu yönetilebilir.

Aksaklık üç yerde çıkar:

• Unutulan sipariş: Akşam yetişmeyen siparişler ertesi güne kalır, bazıları hiç girilmez.
• İptal ve değişiklik: Pazaryerinde iptal edilen sipariş programda satış olarak kalır.
• Stok: Programdaki stok, pazaryerinde satılan adet girilene kadar eski kalır.

Ay sonunda bu üçü aynı yerde birleşir: programdaki satış toplamı pazaryerindeki satışla tutmaz ve fark satır satır aranır.

Sipariş, stok ve cari nasıl aktarılır?

Logo, Netsis, Nebim ve DİA'da akış iki yönlüdür:

• Programdan satış paneline: ürün, stok ve fiyat. Programda stok girişi yaptığınızda pazaryerlerindeki stok da güncellenir.
• Satış panelinden programa: sipariş ve cari. Pazaryerinden gelen sipariş, müşterisiyle birlikte programa geçer.

Cari için iki yol vardır: her müşteri için programda otomatik cari kart açılır ya da satışlar tek bir toplu cari altında toplanır. Hangisinin size uygun olduğuna mali müşavirinizle birlikte karar verirsiniz. Cari kartlara kanal ön eki (örneğin Trendyol için TY-) verilirse satışlar programda kanal kanal ayrışır.

Fatura muhasebe programına gider mi?

Programa göre değişir:

• Logo ve DİA: Satış panelinde kesilen fatura programa da iletilir.
• Netsis ve Nebim: Sipariş, stok ve cari aktarılır, ama satış panelinde kesilen e-fatura programa iletilmez. Faturanın kaydını programda ayrıca tutarsınız.

Faturayı nerede keseceğinizi bu yüzden programınıza göre seçmek gerekir. E-fatura entegrasyonu ve siparişte faturanın kendiliğinden kesildiği otomatik kesim kuralı bütün paketlerde bulunur.

İptal ve iade ne olur?

İptal: Logo'da iptal hareketleri programa aktarılır.

İade: İade hareketi hiçbir muhasebe programına aktarılmaz ve Sentos'ta iade faturası kesilmez. İade belgesi muhasebe programında ayrıca düzenlenir. İade edilen ürünün stoğu da kendiliğinden dönmez; ürün depoya ulaştığında "Stokları geri yükle" düğmesiyle geri alınır.

Ay sonu kapanışında iadeleri bu yüzden ayrı bir liste olarak tutmak gerekir.

Muhasebe entegrasyonu ne demek?

Satış kanalları ile muhasebe programını bu şekilde bağlayan bağlantıya muhasebe entegrasyonu denir. Bağlantı kurulduğunda sipariş bir kez oluşur ve iki tarafa da aynı bilgiyle yazılır.

Hangi programlarla?

İki yönlü aktarımın teyitli olduğu dört program var:

• Logo (Tiger ve GO): sipariş, stok, cari, fatura ve iptal.
• Netsis: sipariş, stok ve cari. Programın ne yaptığını Netsis nedir yazısında anlattık.
• Nebim: sipariş, stok ve cari.
• DİA: sipariş, stok, cari ve fatura.

Logo İşbaşı adıyla Logo'ya benzese de ayrı bir ön muhasebe programıdır ve ona yalnız sipariş aktarılır.

Logo, Netsis, Nebim ve DİA entegrasyonları Premium ve üzeri paketlerde, Logo İşbaşı entegrasyonu Pro ve üzeri paketlerde bulunur.

İade bu programların hiçbirine aktarılmaz.

Bir örnek

Netsis kullanan, Trendyol ve Hepsiburada'da satan bir satıcı düşünün. Bugüne kadar akşamları siparişleri Netsis'e tek tek giriyordu, iptalleri de ertesi gün siliyordu.

Bağlantıyı kurduktan sonra iki pazaryerinden gelen sipariş, müşterisiyle birlikte Netsis'e geçiyor. Depoya mal girdiğinde Netsis'e yazdığı stok, pazaryerlerindeki stoğu da güncelliyor. E-faturası satış panelinde kesiliyor ve e-fatura entegratörü üzerinden alıcıya gidiyor; bu fatura Netsis'e iletilmediği için kaydını programda ayrıca tutuyor.

Aynı satıcı Logo kullansaydı kestiği fatura da programa iletilecekti. İki durumda da iadeyi elle işliyor.

Ay sonu kapanışı nasıl değişir?

Bağlantı kurulduğunda ay sonunda siparişleri yeniden girmek gerekmez; mali müşavirinizin önünde satışların programdaki hâli hazırdır. Kapanışta elle bakılacak üç şey kalır:

• İadeler: Programa aktarılmadıkları için ay içindeki iadelerin listesi ayrıca verilir.
• Fatura kaydı: Netsis ya da Nebim kullanıyorsanız satış panelinde kesilen faturaların programdaki kaydı kontrol edilir. Logo ve DİA'da fatura zaten programdadır.
• Pazaryerinin ödediği tutar: Pazaryerinin hesabınıza yatırdığı tutar komisyon ve kargo kesintisinden sonra kalan tutardır. Programdaki satış toplamıyla aynı çıkmaz, ayrıca karşılaştırılır.

Böylece ay sonu "hangi sipariş eksik" sorusundan "hangi kesinti nereden geldi" sorusuna geçer.

Sırayla ne kontrol edilir?

Bu yöntemle ne yapılamaz?

1. İade aktarılmaz. İade belgesi programda ayrıca düzenlenir, stok "Stokları geri yükle" ile geri alınır.
2. Fatura her programa gitmez. Satış panelinde kesilen fatura yalnız Logo ve DİA'ya iletilir.
3. Listede olmayan programla bu akış kurulmaz. Teyitli dört program ve yalnız sipariş aktarımıyla Logo İşbaşı dışında aynı akışı beklememek gerekir.