Siparişleri Paketlemeye Yetişemiyorsanız Depoyu Dışarıya Verebilir misiniz?

Verebilirsiniz. Depoyu dışarı vermek, malın bir kısmını bir depo firmasına göndermek ve depolama, paketleme ve kargoyu onlara bırakmak demektir; satış sizde kalır. Stok bu durumda iki yerde durur, bu yüzden asıl iş iki deponun stoğunu ve depodan çıkan siparişleri tek yerden görmektir.

Akşamları siparişleri paketlemekle geçiyor. Kargo saatine yetişmeyen paketler ertesi güne kalıyor, dükkânın arkası kolilerle doldu. Bir depo firmasının malı tutup paketleyip kargolayabileceğini duydunuz, ama bunun stoğunuza, siparişlerinize ve faturanıza ne yapacağını bilmiyorsunuz.

Hangi depo firmasıyla, hangi ücretle anlaşacağınız bu yazının konusu değil; konu, depo dışarıdayken operasyonun nasıl değiştiği.

Depoyu dışarı vermek ne demek, kim neyi yapar?

Depoyu dışarı verdiğinizde depolama, sipariş toplama, paketleme, kargolama ve iade işleri bir depo firmasına geçer. Bu modele fulfillment denir. Modelin genel tanımını fulfillment rehberimizde ayrıca anlattık.

İşler ikiye bölünür:

Satış ve müşteri ilişkisi sizde kalır; değişen, malın fiziksel olarak nerede durduğu ve paketi kimin hazırladığıdır.

Sözleşmeden önce depo firmasıyla sipariş kesim saatini, yani o gün kargoya verilecek siparişlerin en geç kaçta gelmesi gerektiğini konuşun. Günlük akışınız bu saate göre değişir.

Ne zaman düşünülür?

Depoyu dışarı vermek bir kapasite sorununa cevaptır. Paketleme mesaisi satışa ayıracağınız zamanın önüne geçtiğinde, kampanya dönemlerinde gelen siparişleri mevcut ekiple çıkaramadığınızda ya da ürünler için yer daraldığında bu seçenek konuşulmaya başlar.

Örneğin evde ya da küçük bir depoda paketleyen bir satıcı, kampanya haftasında siparişlerin bir kısmını ancak birkaç gün sonra kargoya verebiliyorsa, sorun satışta değil paketleme kapasitesindedir. Depo firması bu kapasiteyi dışarıdan sağlar.

Karar vermeden önce kendinize üç soru sorun: paketlemeye ayırdığınız zaman satışa ayırdığınızdan fazla mı, kampanya dönemlerinde gönderiler gecikiyor mu, ürünleriniz depolanması ve paketlenmesi zor ürünler mi? Kırılgan ya da özel paketleme isteyen ürünlerde depo firmasının paketleme kurallarını önceden konuşmak gerekir. Depo firmasının hangi ürün gruplarını kabul ettiğini de baştan sorun; her depo her ürünü almayabilir.

Bütün malı bir anda dışarı vermek zorunda değilsiniz. Çok satan ürünleri depoya gönderip geri kalanını kendiniz paketlemek de mümkündür; o zaman stok iki yere bölünür.

Stok iki yerde olunca ne olur?

Malın bir kısmı sizde, bir kısmı depo firmasında durur. Pazaryeri ise ürünün toplam kaç adet olduğunu bilmek ister. İki deponun stoğu ayrı ayrı tutulursa, birinde biten ürün diğerinde satışta kalabilir ya da satılabilecek ürün satışa kapanabilir.

Bir örnek: aynı nemlendiricinin bir kısmı kendi deponuzda, çoğu depo firmasında duruyor. Pazaryerinde görünmesi gereken stok iki deponun toplamıdır; satış hangi depodan karşılanırsa o deponun adedi düşmelidir.

Sentos bu durumda iki depo üzerinden çalışır: merkez depo ve lojistik depo. Pazaryerlerine gönderilen stok her zaman ikisinin toplamıdır. Depo firmasındaki adet kendi deponuzdaki adetle karışmaz, ayrı izlenir. Depo stokları günlük olarak eşitlenir; gün içinde gerekirse elle de çekilebilir.

Depoya ilk mal gönderiminden sonra paneldeki lojistik depo stoğunu depo firmasının mal kabul kaydıyla karşılaştırın. Fark varsa ilk siparişler gelmeden düzeltin.

Siparişler ve fatura nereye düşer?

Siparişler, depodan çıkanlar dahil, panelde görünür. Lojistik deposunda yeterli stoğu olan siparişlerde gönderim düğmesi etkinleşir ve sipariş depo firmasına gönderilir. Kural tanımlarsanız bu gönderim otomatik yapılır.

Gönderimi depo firması yapsa da faturayı siz kesersiniz. Fatura Sentos üzerinden kesilebilir ve e-fatura entegrasyonuyla pazaryerine iletilir. Depo firmasından gelen iadeler de panelden izlenir.

Gönderimi otomatik kurala bağlamadan önce birkaç siparişi elle gönderin ve depo firmasının panelinde göründüklerini kontrol edin. Akış doğruysa kuralı açın.

Depoya geçmeden önce neye bakılır?

Depoya geçişte ilk iş ürün eşleştirmesidir. Depodaki ürünlerin barkodları panelinizdeki ürün kartlarıyla eşlenir; eşleşmeyen ürün depo firmasına gönderilemez. Bu yüzden her ürünün ve varyantın barkodunun hem panelde hem depoda aynı olduğuna bakın.

Depo firmasıyla hizmet sözleşmesi ve malın depoya kabulü sizin işinizdir. Depoya ne zaman, hangi üründen kaç adet gönderileceğini gösteren gönderi planı da ilgili platformun kendi panelinden yapılır. Panel bu planı yapmaz; depodaki mevcut stoğu ve oradan çıkan siparişleri izler. Depodaki stok azaldığında panelden haberdar olursunuz; yeni gönderiyi bu uyarıya göre zamanında planlayabilirsiniz.

İade akışını da önceden konuşun: depo firmasına dönen iadenin kimde, nasıl kontrol edileceği sözleşmenin parçasıdır.

Dört depo, dört bağlantı

Sentos'ta beş depo hizmetiyle çalışılır: Amazon FBA, Zalando ZFS, Hepsilojistik, Parkpalet ve Ficommerce. Amazon FBA'nın ayrıntısını kendi yazılarında anlattık; diğer dördü şunlardır. İkisi bir pazaryerinin kendi depo hizmeti, ikisi ise bağımsız depo firmasıdır; hangisinin size uyduğu biraz da hangi kanalda sattığınıza bağlıdır:

• Hepsilojistik, Hepsiburada bünyesindeki depolama ve lojistik hizmetidir; depolama, paketleme ve kargo işlerini üstlenir.
• Zalando ZFS, Zalando'nun depo hizmetidir; bağlantıda Zalando yetkilendirmesi, mağaza ve ülke seçimi ile ürün kodu eşleştirmesi yapılır.
• Parkpalet ile çalışırken siparişler panelden Parkpalet'e iletilir; gönderim, depodaki stoktan seçtiğiniz kargo firmasıyla yapılır.
• Ficommerce ile de siparişler panelden Ficommerce'e iletilir; gönderim için kargo firmasını siz seçersiniz.

Bir örnek

Kozmetik ürünler satan, Hepsiburada'da ve kendi sitesinde satış yapan bir satıcı düşünün. Paketleme akşamları yetişmiyor; en çok satan ürünlerini Parkpalet'e göndermeye karar veriyor.

Önce Parkpalet'le sözleşmesini yapıp malı depoya gönderiyor. Ardından depodaki ürünlerin barkodlarını panelindeki ürün kartlarıyla eşliyor; barkodu tutmayan ürünleri düzeltiyor. Panelde iki depo oluşuyor: kendi deposu ve lojistik depo. Pazaryerine giden stok artık ikisinin toplamı.

Bir sipariş geldiğinde ürünün lojistik depoda yeterli stoğu varsa sipariş panelden Parkpalet'e iletiliyor; gönderimi seçtiği kargo firmasıyla depo yapıyor, faturayı ise kendi panelinden kesiyor. Depoda olmayan ürünleri kendisi paketlemeye devam ediyor.

İki deponun stoğunu ayrı listelerde tutsaydı, depoda biten bir ürün pazaryerinde satışta kalacaktı.

Sırayla ne kontrol edilir?

Bu yöntemle ne yapılamaz?

1. Depoya mal gönderim planı panelden yapılmaz; ilgili platformun kendi panelinden yapılır.
2. Barkodu eşleşmeyen ürün depo firmasına gönderilemez.
3. Depo firmasıyla sözleşme ve malın depoya kabulü satıcının işidir; panel bu adımı üstlenmez.
4. Depo stoğu günlük eşitlenir; gün içinde elle çekilmezse bir sonraki eşitlemeyle güncellenir.