Pazaryerinden Yatan Para Satış Tutarınızla Neden Tutmuyor?

Pazaryerinden yatan para satış tutarınız değil, hakedişinizdir. Satıştan komisyon, kargo, indirim ve kupon gibi kesintiler düşülür; bu kalemler pazaryerine göre sipariş teslim edildikten sonra ya da vade dolunca işlenir, iadeler de ayrı kayıt olarak izlenir. Aradaki farkı dört yerde ararsınız: kesintiler, zamanlama, iadeler ve kargo.

Ay sonu geldi. Banka hesabınıza pazaryerlerinden para geçti, ama tutar paneldeki satış toplamıyla aynı değil. Mali müşaviriniz farkı açıklamanızı istiyor: hangi siparişin parası geldi, hangisininki gelmedi, aradaki tutar nereye gitti?

Bu yazı hakedişin nasıl hesaplandığını anlatmıyor; konu, yatan para ile kendi kayıtlarınız arasındaki farkı nerede arayacağınız ve bunu mali müşavirinize nasıl göstereceğinizdir.

Hakediş nedir, satış tutarından farkı ne?

Satış tutarı, siparişin müşteriye satıldığı fiyattır. Hakediş ise o satıştan pazaryerinin kesintileri düşüldükten sonra size kalan kısımdır. Bu yüzden ikisi aynı sayı değildir; mutabakat, bu iki sayının arasını sipariş sipariş açıklamaktır.

Ödemenin hangi gün yattığı ve Trendyol hakedişinin nasıl hesaplandığı ayrı bir yazının konusu.

Fark nerede aranır?

Pazaryerinden yatan para ile satış toplamınız arasındaki farkı ararken bakılacak dört yer şunlardır.

Kesintiler

Satış tutarından pazaryeri komisyonu, kargo bedeli, indirim, kupon ve hizmet bedeli gibi kalemler düşülür. Kendi kaydınızda yalnız satış toplamı varsa bu kalemlerin hepsi fark olarak görünür.

Zamanlama

Kesinti kalemlerinin ne zaman işlendiği pazaryerine göre değişir. Trendyol, Hepsiburada ve Amazon'da komisyon ve hizmet bedeli gibi kalemler sipariş teslim edildikten sonra işlenir; N11'de bu süreç vade süresi dolduktan sonra başlar. Bu yüzden bir ay içinde satılan siparişin hesabı o ay kapanmamış olabilir.

İadeler

Satış, kısmi iade ve tam iade ayrı kayıtlardır. Satış toplamınız iadeleri ayırmıyorsa iade edilen siparişler iki taraf arasında fark olarak kalır.

Kargo

Kargo bedeli kesinti kalemlerinden biridir; ama kargo tarafında iki şeye ayrıca bakılır: kargo faturası henüz bulunmayan siparişler ve kargo desisinin uyumu.

Elle mutabakat nasıl yapılır?

Elle mutabakatta pazaryerinin hakediş ya da ödeme dökümü indirilir ve kendi satış kaydınızla sipariş sipariş eşleştirilir. Her siparişte komisyon, kargo, indirim, kupon ve hizmet bedeli kalemleri tek tek karşılaştırılır; iadeler ve henüz işlenmemiş siparişler ayrıca işaretlenir.

Bu yol çalışır. Yalnız birden fazla pazaryerinde satıyorsanız aynı iş her pazaryeri için ayrı yapılır: ayrı bir döküm, ayrı bir eşleştirme.

Mutabakatı tek ekranda yapmak ne demek?

Pazaryerlerinden gelen siparişleri tek panelde toplayan sistemlere pazaryeri entegrasyonu denir; siparişler orada toplandığında hakediş de sipariş bazında izlenebilir.

Sentos'ta bu işi hakediş raporu yapar. Rapor her siparişi satış tutarından başlayarak alış maliyeti, pazaryeri komisyonu, kargo bedeli, indirim, kupon ve diğer kesintilerle birlikte satır satır işler; sonunda net hakedişi gösterir. Rapordaki net hakediş, pazaryerinin kesintilerine ek olarak alış maliyetini de düşer; hesabınıza yatan tutarla karşılaştırırken alış maliyetini ayrı tutun. Tutarlar pazaryerinin resmî faturalama verisine dayanır. Hakediş kaydı, sipariş ilgili pazaryeri tarafından faturalandırılıp Sentos'a aktarıldıktan sonra oluşur.

Raporda ayrıca şunlar bulunur:

• Ürün kırılımı: Siparişte birden fazla ürün varsa hangi üründen ne kaldığı ayrı görünür.
• Alış maliyeti: Hakediş kaydının oluştuğu günkü değeriyle işlenir; ürünün fiyatı sonra değişse eski kayıtlar etkilenmez. Tek bir siparişin alış tutarı elle düzeltilebilir.
• Filtreler: Sipariş ya da vade tarihine göre aralık, kâr ya da zarar, kargo faturası var ya da yok, kargo desi uyumu, satış, kısmi iade ve tam iade, mikro ihracat.
• Dışa aktarım: Sipariş ve ürün bazlı tablolar Excel'e aktarılır.

Hakediş raporu, kesintiler düştükten sonra her siparişten ne kaldığını gösterir. Kesilen tutarların doğru olup olmadığına bakmak, yani kesintileri kalem kalem kontrol etmek, ayrı bir iştir. Sentos'un kârlılık ürünü Biliyo'daki Kayıt Bazlı Mutabakat, komisyon ve hizmet bedeli gibi her gider kalemini pazaryerinin fiilen kestiği tutarla satır satır karşılaştırır ve fark varsa gösterir; Kargo Mutabakat ise hesaplanan desi ile faturalanan kargoyu karşılaştırır. Biliyo Trendyol ve Hepsiburada satıcıları için çalışıyor ve şu an beta aşamasında.

Mali müşavirinize ne verirsiniz?

Hakediş raporundaki sipariş ve ürün bazlı tablolar Excel'e aktarılır; bu tablolar muhasebe ya da yönetim raporlaması için hazırlanır. Mali müşavirinize her siparişte ne satıldığını, ne kesildiğini ve ne kaldığını bu dosyayla verebilirsiniz. Rapor tek mağaza için çalıştığından her mağazanın dosyası ayrı alınır.

Bir örnek

Ayın son haftasında N11'den iki ürünlü bir sipariş geldi: bir kupa ve bir tabak. Müşteri tabağı iade etti. Ay sonunda mali müşaviriniz bu siparişi satış kaydınızda görüyor, pazaryerinin dökümünde bulamıyor.

Dört yere sırayla bakarsınız. Satış kaydınızdaki tutar siparişin tamamı; yani hakediş değil, satış tutarı. Sipariş N11'den geldiği için kalemler vade süresi dolduktan sonra işlenir ve vade henüz dolmadı. Siparişte kısmi iade var; tabak satıştan ayrı bir kayıt olacak. Kargo faturasının gelip gelmediğine ayrıca bakılır.

Bu siparişteki fark bir kayıp değil, henüz kapanmamış bir hesaptır. Vade dolup sipariş işlendiğinde kupanın satışı ile tabağın kısmi iadesi hakediş raporunda ayrı ayrı süzülebilir. Siparişi yalnız satış toplamıyla karşılaştırsaydınız bu farkı eksik ödeme sanardınız.

Sırayla ne kontrol edilir?

Farkı ararken şu sorulara sırayla bakılır:

Bu yöntemle ne yapılamaz?

1. Hakediş kaydı pazaryeri faturalandırmadan önce oluşmaz; henüz faturalanmamış sipariş raporda yer almaz.
2. Rapor tek mağaza için çalışır; mağazalar tek tabloda toplanmaz, başka bir mağazaya bakmak için seçim değiştirilir.
3. Rapordaki tutarlar pazaryerinin faturalama verisidir; rapor pazaryerinin kestiği tutarı değiştirmez.
4. Raporda Trendyol, Hepsiburada, N11 ve Amazon mağazaları izlenir.