Hepsiburada Stok Güncelleme Nasıl Yapılır? - Sentos

Deponuzda bir üründen üç adet kaldı. Hepsiburada ilanında hâlâ on iki yazıyor. Bu iki sayı arasındaki fark, satıcının günlük hayatında iki şekilde karşınıza çıkar: ya elinizde olan ürünü satamazsınız, ya da elinizde olmayan ürünü satarsınız. İkincisi daha pahalıdır, çünkü siparişi iptal etmek zorunda kalırsınız.

Bu iki sayıyı birbirine bağlayan ayarların ne yaptığı çoğu zaman net değildir. Aşağıda stoğun Hepsiburada'ya hangi seçenekle gittiğini, her seçeneğin hangi miktarı gönderdiğini, depo seçiminin neyi değiştirdiğini ve akışın nerede durduğunu bulacaksınız. Hepsiburada Stok güncelleme rehberi sizlerle.

Hepsiburada stoku neden kendi kendine güncellenmez?

Hepsiburada ilanında görünen stok, pazaryerinin kendi sisteminde tutulan bir sayıdır. Sizin deponuzdaki sayı ise kendi kayıtlarınızda durur. Bu ikisi arasında kurulmuş bir bağlantı yoksa, birinde olan değişiklik diğerine geçmez.

Pratikte bu şu demek: her stok hareketinden sonra ilanı elle güncellemeniz gerekir. Tek kanalda ve az ürünle çalışırken bu yönetilebilir. Ürün sayısı arttıkça ya da aynı ürünü birden fazla yerde satmaya başladığınızda, elle güncelleme hem zaman alır hem de gecikmeye açıktır. Gecikmenin bedeli yukarıdaki iki sonuçtan biridir.

İki sayıyı bağlamak için Hepsiburada entegrasyonu kurulur. Bağlantı kurulduktan sonra asıl soru şuna döner: hangi sayı gönderilecek?

Stok Hepsiburada'ya hangi biçimde gönderilir?

Gönderilecek miktarı belirleyen üç seçenek vardır. Seçim ürün bazında değil, gönderim ayarı üzerinden yapılır.

1. Stok mağazalarına göre (gerçek stok). Deponuzdaki miktar neyse o gider. Deponuzda üç adet varsa ilanda üç görünür, sıfıra düşerse ilanda da sıfır görünür. Stoğunuzun pazaryerinde birebir görünmesini isteyen satıcı bunu kullanır.

2. Tüm ürünlere sabit stok. Bu seçenekte panelde sabit miktar alanı açılır ve oraya yazdığınız sayı bütün ürünler için gönderilir. Deponuzdaki gerçek miktar ne olursa olsun ilanda hep aynı sayı görünür. Stoğu biten ürün de bu sabit miktarla gönderilmeye devam eder.

3. Yalnız stokta olan ürünlere sabit stok. Yine sabit bir miktar gönderilir, ama bu sefer stoğu sıfır olan ürünler bu gönderimin dışında kalır. İkinci seçenekle arasındaki tek fark budur ve önemlidir: burada tükenen ürün sabit miktarla pazaryerine gönderilmez.

İkinci ve üçüncü seçenek arasındaki ayrım, olmayan ürünü satma riskinin nerede durduğunu belirler. İkincisinde tükenen ürün ilanda dolu görünmeye devam eder; üçüncüsünde görünmez.

Hangi depodan gönderiliyor?

Ürünlerinizi tek bir yerde tutuyorsanız bu bölüm sizi ilgilendirmez. Birden fazla deponuz varsa, hangi deponun stoğunun pazaryerine gideceği ayrı bir seçimdir.

Birden fazla depo seçilirse, seçilen depoların stokları toplanır ve toplam gönderilir. Aynı ürün iki ayrı depoda duruyorsa, pazaryerinde ikisinin toplamı görünür.

Tek depo seçilirse, yalnız o deponun stoğu gönderilir. Bunun doğrudan bir sonucu var: seçilmeyen depodaki ürün pazaryerinde görünmez. Ürün sisteminizde kayıtlı olsa, stoğu dolu olsa bile, o depo gönderime dahil değilse Hepsiburada tarafında yoktur.

Bu, Hepsiburada'da ürününün neden görünmediğini araştıran satıcının sık atladığı noktadır. Ürünün kendisinde değil, deposunda sorun vardır.

Kendi sitenize stok payı ayırma (kritik stok)

Aynı ürünü hem kendi sitenizde hem Hepsiburada'da satıyorsanız, iki kanal aynı stoğu tüketir. Pazaryerinde gelen yoğun bir sipariş akışı, kendi sitenizde satacak ürün bırakmayabilir.

Kritik stok bu durum için kullanılır. Aktif olduğunda pazaryerine gönderilen miktar şu şekilde hesaplanır:

Gönderilen miktar = gerçek stok eksi kritik stok

Gerçek stoğunuz 10, kritik stok 5 ise Hepsiburada'da 5 adet görünür. Ayırdığınız 5 adet pazaryerine hiç sunulmaz, kendi kanalınıza kalır.

Stok kritik seviyeye düştüğünde ürün satışa kapanır ve bildirim gelir. Yani kritik stok yalnız pay ayırmakla kalmaz, ürünün tükenmeden önce pazaryerinden çekilmesini de sağlar.

Bu ayarın maliyeti şudur: pazaryerinde her zaman elinizdekinden az stok görünür. Ayırdığınız miktar arttıkça pazaryerindeki görünür stoğunuz azalır. Kritik stok seviyesini belirlerken kendi kanalınızın gerçek ihtiyacına bakmak gerekir. Bu ayar ürün yönetimi tarafında tanımlanır.

Sipariş iptal ya da iade olduğunda stok geri döner mi?

Burası satıcıların en çok yanıldığı yer, çünkü iptal ile iade aynı şekilde işlemez.

İptal, ayara bağlıdır. Panelde "İptal edilen siparişler otomatik stoğa eklensin mi?" diye bir ayar vardır. Evet seçiliyse sipariş iptal edildiğinde stok geri yüklenir. Hayır seçiliyse stoğu elle düzeltmeniz gerekir.

İade otomatik değildir. Hiçbir platformda iade edilen ürünün stoğu kendiliğinden geri gelmez. İade gelen sipariş listede üstü çizili görünür, ancak altındaki "stokları geri yükle" düğmesine basılana kadar stok miktarı değişmez.

Yanılgı şurada doğuyor: iptal ayarını "Evet" yapan satıcı, iadelerin de otomatik döndüğünü varsayıyor. İptal ayarı iadeleri kapsamaz. İade akışında her zaman elle bir adım vardır. Bu adım atlanırsa, fiziksel olarak depoya dönmüş ürün sistemde eksik görünmeye devam eder ve satılabilir stoğunuz olduğundan az kalır.

Stok ne zaman gönderilir?

Gönderim, tanımladığınız kurallar üzerinden yürür. Otomatik gönderim tarafında fiyat ve stok değişimi kanallara kendiliğinden yansır, kural bazlı ürün gönderimi ve otomatik stok senkronizasyonu bu modülün kapsamındadır.

Buradaki pratik fark şu: stok güncellemesi bir işi hatırlamanıza bağlı olmaktan çıkar, tanımlanmış kurala bağlı hale gelir. Elle güncellemede zayıf halka insandır; kural bazlı gönderimde ise ayarın doğru kurulmuş olmasıdır.

Bu akışta ne yapılamaz?

Ayarların yaptığı kadar yapmadığını bilmek de gerekir. Dördü kaynaklıdır:

1. İade edilen siparişin stoğu kendiliğinden geri gelmez. Elle "stokları geri yükle" adımı gerekir. İade hacmi yüksek kategorilerde bu adımın takibi ayrı bir iş kalemidir.

2. Tek depo seçiliyse, seçilmeyen depodaki ürün pazaryerinde görünmez. Depo seçimi bir filtredir; dışarıda kalan ürün Hepsiburada tarafında mevcut değildir.

3. Sabit stok seçilirse Hepsiburada'da gerçek miktar görünmez. İlandaki sayı bir stok bilgisi değil, sizin belirlediğiniz sabit bir değerdir. Gerçek stoğu yalnız kendi tarafınızdan görürsünüz.

4. Kritik stok, stoğu azaltarak korur. Koruma yöntemi pazaryerine daha az stok göstermektir ve ürün kritik seviyeye indiğinde satışa kapanır. Yani koruma, satış imkânından bir miktar feragat ederek sağlanır.

Trendyol tarafında stok gönderiminde hata alıyorsanız, hataların sebepleri ve çözümü için Trendyol tarafındaki stok hataları yazısına bakabilirsiniz.